Yrityksen sisäisen viestinnän välineet

Puhuttaessa sosiaalisesta mediasta yrityskäytössä, tulevat ensimmäisenä mieleen yrityksen ja asiakkaan väliseen vuorovaikutukseen ja viestintään parhaiten soveltuvat välineet. Tällä kolikolla on kuitenkin myös kääntöpuolensa: sosiaalisen median työvälineet yrityksen sisäisessä viestinnässä. Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube, SlideShare ja kumppanit ovat lunastaneet paikkansa ulkoisessa viestinnässä, mutta sisäisen viestinnän puolella selkeää markkinajohtajaa ei ole, vaikka kamppailu kukkulan kuninkuudesta on tiukka. Sitä, nouseeko perinteisten viestintävälineiden rinnalle Yammer, Podio vai joku muu kymmenistä vaihtoehdoista, ei tiedä vielä kukaan. Paremmuusjärjestykseen uusia työvälineitä on laittanut mm. tutkimuslaitos Forrester, mutta näillä listauksilla tapana vaihdella sen mukaan, kuka ne on laatinut ja mitä arviointiperusteita on käytetty.

Kaikki toimistotyötä tekevät lienevät samaa mieltä siitä, että päivittäin läpikäytävän sähköpostin määrä ylittää sietokyvyn. Sähköpostivuoren setvimiseen menee liikaa aikaa, eikä sähköposti viestintävälineenä ole monessakaan tapauksessa tehokkain mahdollinen. Ensimmäinen haaste uusia toimintatapoja harkitsevalle yritykselle on hahmottaa, mitä vaihtoehtoja markkinoilla on, mikä ne toisistaan erottaa ja mihin käyttöön mikäkin työväline parhaiten soveltuu. Pahimmillaan päädytään valitsemaan summanmutikassa yksi työkalu ja katsomaan, mihin kaikkeen se saadaan taipumaan. Parempaan lopputulokseen todennäköisesti päästäisiin, jos ensin analysoitaisiin tarpeet ja toiveet ja sitten katsottaisiin, löytyykö markkinoilta näihin sopivaa ratkaisua.

Lähitulevaisuuden haasteista on yllämainittujen lisäksi helppo ennustaa kaksi. Ensimmäinen liittyy eri työvälineiden keskinäiseen vuorovaikutukseen. Jos yritys on itse päättänyt ottaa käyttöön työvälineen X ja asiakkailla sekä yhteistyökumppaneilla on käytössä työvälineet Z ja Y, ollaan tilanteessa, johon ei tällä hetkellä helppoa tai ainakaan halpaa ratkaisua olekaan. Sähköpostin vahvuutena on tästä näkökulmasta se, ettei tarvitse välittää siitä, mitä ratkaisua muut osapuolet käyttävät. Toinen haaste liittyy tiedonhallintaan ja tietojen säilyttämiseen. Mitä aktiivisemmin ja pidempään valittua työvälinettä on käytetty, sitä tärkeämpää on, että tiedot ovat tallessa ja löydettävissä helposti myös pitkän ajan kuluttua ja että ne tarvittaessa saadaan siirrettyä jossain järkevässä muodossa järjestelmästä ulos.

Zipipopissa käytämme tällä hetkellä aktiivisimmin Podiota ja koska yhteistyökumppaneilla ja asiakkailla on käytössään myös muita välineitä kuten Yammer, käytämme rinnalla myös monia muita uusia viestintävälineitä. Seurauksena tästä on paitsi salasanojen muistamista ja sekavuutta, niin arvokkaita oppimiskokemuksia ja harras toive, että nämä sisäisen sosiaalisen median välineet alkaisivat pian sujuvammin keskustelemaan toistensa kanssa.

-Immo